Presupuestos arquitectónicos for dummies

Imagínense que ya han conseguido los planos constructivos de un proyecto que quieren realizar; ya sacaron las cantidades de obra de todos los materiales que ocupan para hacer esa construcción. Invirtieron mucho tiempo en hacer las fichas del proyecto que les dice cuánto cuesta cada actividad para realizar el proyecto y ahora quieren saber cuánto va a costar la obra en cada mes de su desarrollo. Si alguna vez se enfrentan a semejante situación de vida o muerte agradecerán haber leído este post. Además de que tengo examen el miércoles, ni modo.

Como dije, el primer paso es enumerar todas las actividades que conforman el proyecto, con su costo de mano de obra, materiales, el total y su duración en días.

Se hace el diagrama de flechas de las actividades, los cálculos a lo largo de la ruta y el diagrama de Gantt para saber qué vamos a estar haciendo en todos los meses de la construcción.

Se pasa luego al costo directo por mes. El costo directo de una actividad es la suma de sus materiales y mano de obra, sin agregar nada más. En esta parte vamos a separar las actividades según el mes en que se realizan y determinar cuánto dinero representan. Hay que tener cuidado, porque si una actividad no se termina en un mes hay que determinar el porcentaje de la misma que se está haciendo en él. En la tabla tendremos entonces: las actividades, el porcentaje de cada una de ellas que se hace en ese mes, el costo de mano de obra y el costo de materiales (ambos multiplicados por los porcentajes) y su sumatoria.

Los indirectos de construcción se agregan al costo de materiales y mano de obras para conformar los costos de construcción. Estos indirectos son todos los costos específicos a este proyecto que se dan en la obra, e incluyen los empleados fijos de la obra (maestro de obra, vigilante, un perito mercantil que trabaje de bodeguero, los peones) y los servicios públicos.

Luego se pasa a los costos de operación. Estos son los costos en los que incurre toda la empresa, pero se dividen entre todos los proyectos que realiza. Incluye gastos de administración –los empleados fijos de la empresa más los gastos de la oficina-, y los gastos de venta –lo que se invierte para dar a conocer la empresa, publicidad, comisiones a terceros, entre otros-. Para este ejemplo se está asumiendo que los primeros 3 meses la empresa maneja cuatro proyectos, y para los 2 últimos meses está manejando solamente 3 proyectos. Se hace una lista de cuánta es la aportación de las utilidades de los distintos proyectos para saber qué porcentaje de los costos de operación asignarle a cada uno de ellos. Luego se saca la mensualidad correspondiente a la obra en la que estamos trabajando.

El resumen de los costos por mes es un estimado inicial de lo que se pagará según las distintas categorías de los costos. El primero es del costo de construcción (materiales, mano de obra e indirectos) y operación (administración y ventas).

Se pasa al cálculo de la utilidad, tomando el 15% de lo calculado anteriormente, construcción y operación.

El cálculo de los imprevistos es sobre el 5% del costo directo solamente, y se dividirá su total entre los 2 primeros meses porque estamos asumiendo que la mayor cantidad de errores se cometen en esa etapa. (Cuando sean constructores experimentados van a poder volarse si quieren esta categoría, pero por mientras es recomendable conservarla.)

Para calcular el anticipo, el primer cheque que nos van a entregar para iniciar la obra, se va a tomar el 30% del total de la obra hasta entonces. Esa será nuestra base para el costo financiero que es la fianza que se debe entregar al banco por el anticipo. El interés de esta fianza es del 4% anual, y sólo se paga el primer mes del proyecto.

Como a los clientes no se les puede presentar el presupuesto de la manera transparente en que lo estamos haciendo aquí, es necesario calcular un factor de sobrecosto. Multiplicaremos las actividades de la obra por él y nos dará lo que cuesta cada una de ellas con los indirectos, los gastos de operación, utilidad, financiero e imprevistos diluidos en su precio. Tomando como base el costo directo total del proyecto, dividimos, uno por uno, el total de indirectos, operación, utilidad, imprevistos y financiero. Sumamos esos resultados y le sumamos una unidad y nos da el factor de sobrecosto. Pasamos a multiplicar las actividades por ese factor como mencioné previamente.

Se continúa con las estimaciones mensuales, que es parecido al costo directo por mes, pero ahora las actividades tienen su valor real. Sólo que en esta tabla se acostumbra a poner todas las actividades de la obra, pero se calculan las correspondientes al mes en que se está trabajando. Eso nos va a decir cuánto tenemos que cobrar por cada mes. Aquí hay una advertencia: a cada estimación se le va a calcular y restar el 30% porque en cada mes hay que devolver ese porcentaje de manera que se compense el anticipo inicial que tenía ese valor.

Con las estimaciones hechas podemos calcular finalmente nuestro flujo de caja en el que se muestran los ingresos y los egresos de cada mes. Los ingresos los conforman: la caja y banco, que es lo que se ha acumulado del mes anterior y es igual a 0 en el primer mes; las estimaciones de obra, que hay que recordar que se pagan después de realizadas, es decir que las actividades de octubre se pagan en noviembre, etc; la estimación del último mes: en el último mes se paga la estimación de las actividades realizadas el mes anterior más las de ese mes porque el proyecto no continúa después; el capital propio si el dueño o el constructor desea invertir en el proyecto; si es necesario se pide un préstamo bancario y si se puede se agregan los ingresos por ventas. Los egresos incluyen los famosos costos de construcción desglosados, los costos de operación también desglosados, el costo financiero que además de la fianza incluye el capital propio que hay que reembolsar si se puso en primer lugar, otros costos y los imprevistos. Se resta al ingreso total el egreso total y obtenemos la última casilla de superávit o déficit que nos indica qué tan bien estamos. Lo óptimo es arreglar las actividades en el diagrama de Gantt de manera que nunca estemos con déficit, pero si eso es imposible, como en este caso en el que me dio pereza volverlo a arreglar, se le avisa a los proveedores que va a haber un mes en el que van a tener que darnos crédito a cambio de que paguemos de contado el resto del tiempo. Si son observadores se van a dar cuenta que el superávit del último mes es igual al valor de las utilidades. ¿Coincidencia? ¡En lo absoluto! Significa que todo lo que sobra es para nosotros, los constructores. Yay!

Presupuesto

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