la codificación

Siguiendo con los posts educativos de la semana de entregas, esta noche aprenderemos sobre los cárdex y las planillas, el proceso de codificación de un proyecto de construcción.

En nuestra lección del flujo de caja vimos cómo se dividía el precio de venta en costo directo (compuesto por materiales y mano de obra), indirectos de construcción, costo de operación (dividido en administración y venta), costo financiero (que puede ser bancario o no bancario), otros costos y por último la utilidad. Ahora asignemos un número a cada uno de estos componentes, de manera que podamos identificar de acuerdo a un código el componente exacto del precio de venta del cual se está hablando.

A partir de esta jerarquía se enumerarán entonces todos los materiales que se usen en el proyecto (con un máximo de 999) y las actividades (con un máximo de 99).
Tomemos por ejemplo el cemento utilizado en la zapata corrida, asumiendo que el cemento es el material 001 y la zapata corrida nuestra actividad 05. Su codificación será de la siguiente manera:
011100105: 01(número del proyecto); 1(costo directo); 1(materiales); 001(cemento); 05(zapata corrida).
Veamos ahora un ejemplo del cárdex del cemento:
En la tabla estamos asumiendo que comenzamos el proyecto con 250 bolsas de cemento el 1º de diciembre de este año. Ese mismo día se utilizaron 25 bolsas para la elaboración de la zapata corrida y se registra la salida de esas bolsas. Al día siguiente la actividad de sobreelevación requirió 10 bolsas y se registra también esa salida. Sin embargo, sobraron 5 bolsas de la zapata corrida: este sobrante se pone como un ingreso en nuestra contabilidad, y como la sobreelevación las ocupó se vuelve a marcar la salida. Esta operación aparentemente inofensiva puede traer muchas confusiones en el proyecto si se pasa por alto.

Por su parte, las planillas sirven para controlar las actividades realizadas por un trabajador durante una quincena, y para pagarle lo que ha realizado en ese tiempo. Su codificación es similar a la de un material. Tomemos el armado de acero en una zapata corrida:
01120205: 01(número del proyecto); 1(costo directo); 2(mano de obra); 02(armado); 05(zapata corrida).
Se apuntan las actividades que ha realizado el trabajador, el código de esa actividad, la cantidad de obra y la unidad en que se cobra, el precio unitario y el total que se paga por esa obra. En las planillas se deducen los derechos y obligaciones laborales: el 3.5% del Seguro social (hay que tener mucho cuidado, si el total de lo que ganaría este muchacho se sobrepasa 2 veces el salario mínimo se le cobra entonces sólo el 3.5% de ese monto, al que llamamos “techo”), el 1% que corresponde al INFOP, el 1.5% del RAP, dejamos una casilla de Préstamo si el empleado pidió algún adelanto durante esa quincena, y después se calcula el neto con las deducciones. La planilla se haría de la manera siguiente:

El sub total es mayor que dos veces el salario mínimo, 2 x 2400 = 4800 lps, por lo que sólo vamos a calcular el 3.5% de 4800 en lugar del 3.5% de 10 060 lps.
En general, el uso del cárdex ayuda a controlar económicamente cada actividad ya que las personas que reciben o retiran materiales firman un recibo. La planilla limita de alguna forma cómo se van a realizar las actividades porque si en nuestra contabilidad tenemos que una sola persona va a hacer los dos procedimientos de una misma actividad (como el fundido y el armado de la zapata corrida por ejemplo) no podemos dejar que en el campo dos personas compartan esos gastos porque eso desequilibraría la contabilidad.
La principal utilidad de estas herramientas es determinar cuánto se ha gastado en materiales y en mano de obra en distintos momentos del proyecto; esto ayuda a identificar robos ya que al haber incoherencia entre los materiales que gastó un trabajador para una actividad y lo que salió del inventario nos damos cuenta rápidamente que hay fuga de materiales. Los cárdex y las planillas permiten también comparar lo planeado con lo ejecutado y ver a qué ritmo estamos avanzando en la obra.